Inspekční orgány jsou nezávislé a provádějí tuto činnost:

• Kontrolu shody s předpisy, normami nebo specifikacemi (technickými pravidly).
• Oblasti inspekce : jakost, bezpečnost, vhodnost pro pracovní podmínky a prostředí (provoz).
• Zkoumání materiálů, výrobků, technologií, montáží, zařízení, technologických a výrobních procesů, pracovních postupů.
• Stanovení shody s požadavky předpisů, norem, technickými pravidly.
• Zpracování protokolů, zpráv.
• Inspekci výrobků, montáže a zařízení, včetně jakosti návrhu, s ohledem na bezpečnost, životnost a spolehlivost.
• Zpracování technických posudků.
• Podporu postupů posuzování shody.

Inspekce: zkoumání návrhu výrobku, hotového výrobku, služby, procesu nebo zařízení a stanovení (zjištění), zda jsou ve shodě se specifickými požadavky, event. zda splňují všeobecné požadavky technických předpisů a norem.

• Inspekce zahrnuje : pracovníky, vybavení, technologii a metodologii.
• Výsledky inspekce : využívají se např. jako podklad pro certifikaci.
• Inspekční orgán má vypracovanou dokumentaci, která popisuje jeho funkce a technický rozsah činností, pro která má oprávnění a podmínky, za kterých činnost provádí.
• Rozsah inspekce je stanoven podmínkami konkrétní smlouvy nebo objednávky na provedení inspekce.
• Inspekční orgán nesmí mít komerční, finanční a jiné zájmy, které mohou ovlivnit jeho úsudek.
• Inspekční orgán musí být nezávislý.

Typy inspekčních orgánů:

• Inspekční orgán typu „A“je třetí nezávislou stranou mezi výrobcem a provozovatelem zařízení (odběratelem). Tímto nesmí být projekční organizace, výrobce, dodavatel, montážní organizace, nakupující, vlastník, uživatel nebo organizace provádějící údržbu předmětů podléhajících inspekci, ani oprávněný zástupce těchto výše uvedených stran.
• Inspekční orgán typu „B“ je samostatnou nezávislou identifikovatelnou částí organizace, provádějící inspekci při navrhování, výrobě, dodávce, montáži, provozu a údržbě výrobků (zařízení, konstrukcí, …), provádí činnost v mateřské organizaci a v rámci činností mateřské organizace.
• Inspekční orgán typu „C“ je nezávislý, provádí inspekci při navrhování, výrobě, dodávce, montáži, provozu a údržbě výrobků (zařízení, konstrukcí, …), může poskytovat služby dalším stranám, které nejsou jeho mateřskou organizací, ale musí splňovat kritéria pro oddělení úkolů a odpovědností.

Kritéria pro inspekční orgány (systém jakosti, personál):

• Inspekční orgán musí zachovávat důvěryhodnost získaných informací.
• Inspekční orgán musí mít definovanou činnost a odpovědnost i udržovat přehlednou strukturu archivované dokumentace.
• Inspekční orgán musí provádět účinný dohled a musí mít osvojeny i dokumentovány metody, postupy a cíle posuzování výsledků zkoumání.
• Inspekční orgán musí mít z hlediska jakosti provádění služeb definovány popisy práce, požadavky na vzdělání, výcvik, technické znalosti a zkušenosti.
• Inspekční orgán musí mít plně dokumentovaný systém jakosti a zpracovanou příručku jakosti, systém musí být neustále aktualizován.
• Inspekční orgán musí mít směrnici pro vedení dokumentace.
• Inspekční orgán musí mít dokumentované postupy pro uplatňování zpětné vazby (zpětného prověřování) a opatření k nápravě, pokud jsou zjištěny nesrovnalosti v systému inspekcí.
• Inspekční orgán musí mít požadované odpovídající odborné znalosti v oblasti své činnosti, které musí neustále aktualizovat, dále odpovídající kvalifikaci, výcvik a zkušenosti.
• Inspekční orgán musí být schopen vyjádřit odborný úsudek o shodě s všeobecnými požadavky a vypracovat o tom inspekční protokol.
• Inspekční orgán musí mít potřebné znalosti o technických materiálech, o výrobních technologiích, o podmínkách provozování výrobků (zařízení, konstrukcí, …), o vadách výrobků majících vliv na jejich provozní bezpečnost, životnost a spolehlivost, včetně metod kontrol a zkoušení výrobků k dosažení jejich předepsané jakosti (technickými předpisy, normami, technickými pravidly, …), musí být schopen posoudit neshody (odchylky) výrobků nebo výrobních procesů s předepsanou konstrukční, výrobní, montážní a kontrolní dokumentací výrobku.
• Inspekční orgán musí mít dokumentované doklady o kvalifikaci, o výcviku a zkušenostech (praxi).
• Inspekční orgán musí mít zpracovanou metodiku (postupy) své činnosti.

Vybavení a zařízení pro inspekci

Inspekční orgán musí mít k dispozici vhodné a odpovídající kontrolní vybavení i zařízení pro provádění všech činností spojených s inspekcí, přesnost výsledků inspekce musí být ve shodě s příslušnými normami a předpisy, platnými pro danou kategorii výrobků (zařízení, konstrukcí, …), musí se evidovat důležité údaje o používaných kontrolních zařízeních, o jejich označování, identifikaci, kalibraci a údržbě.

Metody a postupy inspekce:

• Inspekční orgán musí používat metody a postupy, které jsou definovány v požadavcích pro dokumentování shody s předepsanou jakostí výrobků (zařízení, konstrukcí, …).
• Inspekční orgán musí mít a používat vhodné dokumentované instrukce a postupy pro provádění inspekcí, pro odběr vzorků, pro kontrolu jakosti a vhodné zpracování výsledků, pokud používá nestandardní instrukce a postupy (metody), musí je mít rovněž dokumentovány.
• Všechny instrukce, normy nebo písemné postupy, pracovní listy, kontrolní záznamy a referenční údaje k práci inspekčního orgánu, se musí udržovat v aktuálním stavu a musí být pro pracovníky inspekce snadno dostupné.
• Inspekční orgán musí mít systém řízení pro uzavírání smluv nebo pracovních objednávek, kterým se zajistí, že práce je v rámci jeho odbornosti a že inspekční organizace má potřebné zdroje k plnění požadavků; požadavky žadatele o inspekční služby jsou definovány tak, aby ve speciálních podmínkách je mohl pracovník inspekce podle pokynů provést; inspekční činnost je řízena pravidelným přezkoumáním stávajícího stavu s následným prováděním opatření k nápravě; dokončená inspekční činnost se přezkoumá, aby bylo dosaženo a potvrzeno po inspekci splnění požadavků.
• Zjištění a údaje získané z  inspekcí se musí včas zaznamenat (dokumentovat protokolem), aby se zabránilo ztrátám důležitých informací; všechny výpočty a přenosy dat z inspekce musí být podrobeny předepsaným (odpovídajícím) kontrolám.
• Inspekční orgán musí mít dokumentované instrukce pro zabezpečení prováděných inspekcí.

Vzorky a předměty pro inspekci:

• Inspekční orgán musí zajistit, aby vzorky a předměty používané při inspekci byly jednoznačně identifikovatelné a tím se předcházelo záměně jejich totožnosti; všechny zjevné odchylky, hlášené nebo zjištěné pracovníkem inspekce, musí být zaznamenány (dokumentovány) ještě před zahájením inspekce, nevhodnost, neshodnost a pochybnosti o předmětech pro inspekci musí být projednány s klientem (žadatelem), musí být sjednána náprava před zahájením inspekce.
• Inspekční orgán musí mít dokumentované postupy a vhodné vybavení k inspekci, aby se zabránilo znehodnocení nebo poškození předmětů na nichž se provádí inspekce.

Záznamy inspekce

Inspekční orgán musí  udržovat systém záznamů konkrétních případů inspekce, jenž splňuje požadavky platných předpisů (pro oblast prováděné inspekce), záznam musí obsahovat dostatečné informace pro řádné vyhodnocení inspekce; všechny záznamy musí být

po stanovenou dobu bezpečně uloženy a uchovány v důvěrnosti z hlediska klienta (žadatele o inspekci), pokud zákon nestanovuje jinak.

Inspekční zprávy a inspekční certifikáty:

• Činnost provedená inspekčním orgánem musí být doložena inspekční zprávou nebo inspekčním certifikátem.
• Inspekční zpráva nebo inspekční certifikát musí obsahovat : všechny výsledky zkoumání a určování shody odvozené z těchto výsledků, taktéž všechny informace pro jejich pochopení, objasnění a interpretaci; všechny informace musí být uvedeny správně, přesně a srozumitelně; výsledky dodané smluvními subdodavateli (laboratořemi, zkušebnami) musí být ve zprávě nebo certifikátu zřetelně označeny.
• Inspekční zprávy nebo certifikáty musí podepisovat nebo schvalovat pouze oprávnění pracovníci.
• Opravy nebo dodatky inspekční zprávy nebo inspekčního certifikátu, prováděné po jejich vydání, musí být řádně zaznamenány a zdůvodněny v doplňku výše uvedených dokumentů.

Subdodavatelské vztahy:

• Inspekční orgán provádí zpravidla sám inspekce, k nimž se smluvně zavázal.
• Pokud inspekční orgán zadá určitou část inspekce k provedení subdodavatelům (laboratořím, zkušebnám, ..), musí zajistit a prokázat, že jeho subdodavatel je způsobilý provést požadovanou službu a taktéž, kde je to vhodné, že splňuje kritéria stanovená v příslušné normě řady ČSN EN 45 000, event. 17 000; o záměru zadat část inspekční činnosti subdodavateli, musí inspekční orgán klienta (žadatele o inspekci) informovat a příslušný subdodavatel musí být pro klienta přijatelný.
• Inspekční orgán musí zaznamenat a uchovávat podrobné údaje o svém šetření odborné způsobilosti subdodavatelů a že splňují předepsané požadavky; inspekční orgán musí udržovat seznam všech subdodavatelů; u subdodavatelů musí mít inspekční orgán přístup ke kvalifikované zkušené osobě, která je schopna nezávisle posoudit výsledky dílčích specializovaných prací; odpovědnost za stanovení shody s požadavky technických předpisů a norem však spočívá na samotném inspekčním orgánu.

Stížnosti a odvolání:

• Inspekční orgán musí mít dokumentované postupy pro vyřizování stížností klientů nebo jiných stran, jichž se týká činnost inspekčního orgánu, dále musí mít dokumentované postupy pro zvážení a vyřešení odvolání proti výsledkům svých inspekcí (v případě provádění inspekce oficiálním oprávněným orgánem).
• O všech stížnostech a odvoláních vůči jednání inspekčního orgánu se musí vést záznamy, stejně tak o opatřeních přijatých inspekčním orgánem.

Spolupráce

Mezi inspekčními orgány různého typu se očekává spolupráce při tvorbě norem, výměna zkušeností a při sjednocování  pravidel pro inspekční činnost.